Privacy policy Orys Advocaten

Dit document duidt aan in welke omstandigheden de BV ORYS Advocaten met maatschappelijke zetel te 1000 BRUSSEL, Wolvengracht 38 bus 2, KBO 0848.073.176 (hierna “ORYS”), uw persoonsgegevens verzamelt, bewerkt en gebruikt, evenals de wijze waarop deze worden beveiligd.

ORYS verbindt zich ertoe om de wettelijke voorschriften inzake de bescherming van persoonsgegevens zoals o.m. opgenomen in de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna “AVG”) en in de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (BS 5 september 2018), alsook iedere toekomstige of aanvullende wetgeving in uitvoering daarvan, voor zover van toepassing, strikt na te leven.

ORYS houdt eraan haar cliënten en de bij haar activiteiten betrokken partijen te informeren omtrent de persoonsgegevens die zij bewaart, de wijze waarop dit gebeurt, evenals de redenen waarom zij dit doet. Deze informatie vindt u terug in de huidige privacy policy.

De huidige privacy policy betreft de gegevens waarbij ORYS optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, t.t.z. wanneer ORYS persoonsgegevens inzamelt en verwerkt voor haar eigen doeleinden en niet in opdracht van een cliënt.

Huidige privacy policy is van toepassing op alle relaties tussen ORYS enerzijds en haar cliënten, leveranciers, partners, prospecten en tegenpartijen anderzijds.

Lees deze privacy policy aandachtig door, want zij bevat essentiële informatie over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt. Door het verstrekken van uw persoonsgegevens op de website en aan de op deze website vermelde e-mailadressen, verklaart u kennis te hebben genomen van deze privacy policy en gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf.

Indien u van oordeel bent dat deze privacy policy niet op afdoende wijze uw privacy zou beschermen kan u ons steeds contacteren op privacy@orys.be.

1. Verantwoordelijke

Uw gegevens kunnen worden opgeslagen en bewerkt door ORYS in functie van de uitvoering van haar activiteiten en diensten. De verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens is ORYS.

2. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waardoor een natuurlijk persoon geïdentificeerd kan worden of identificeerbaar is. Over welke gegevens het gaat, leest u in deze privacy policy. Het begrip ‘verwerken’ is zeer ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken van uw gegevens, of het delen hiervan met derden.

3. Welke gegevens verwerken wij?

Hieronder verduidelijken wij welke gegevens wij van u kunnen verwerken. Afhankelijk van de concrete situatie, uw voorkeuren en de manier waarop u ons contacteert, verwerken wij niet alle onderstaande persoonsgegevens.

Als advocatenkantoor verzamelen en verwerken wij verschillende categorieën van persoonsgegevens, zoals onder meer identificatie- en contactgegevens, financiële gegevens, familiale gegevens, gegevens over uw strafrechtelijk en gerechtelijk verleden, gegevens over uw professionele loopbaan, etc…. Deze persoonsgegevens kunnen betrekking hebben op u in uw hoedanigheid van klant of leverancier van ons kantoor, maar ook op u als zakelijke relatie van één van onze klanten. Een concrete opsomming geven van alle persoonsgegevens die verwerkt worden is niet mogelijk. Afhankelijk van elk dossier zullen namelijk steeds andere gegevens worden verwerkt.

De volgende lijst is dan ook louter illustratief en niet exhaustief.

• Algemeen
  Van al onze contacten verwerken wij mogelijk onderstaande gegevens :
• • Elektronisch identificatie- en gebruiksgegevens (bv. IP adres, browsertype, statistieken over uw gebruik van deze website);
  • Identificatiegegevens;
  • Contactgegevens (bv. naam, voornaam, adres, e-mailadres, geboortedatum, vaste en/of mobiele telefoon, etc.);
  • Contactgeschiedenis (bv. e-mailberichten, berichten verstuurd via webformulieren, etc.);
  • Taal;
  • Beroep
  • Burgerlijke stand
  • Activiteiten op onze website
  • Eventueel bijkomende persoonsgegevens die worden verstrekt (b.v. teneinde een dossier te behandelen)
• Klanten en dienstverleners/leveranciers
  Van onze klanten en onze dienstverleners/leveranciers in de context van onze commerciële activiteiten, verwerken wij bijkomend mogelijk onderstaande gegevens:
• • Contractuele gegevens (bv. offertes, opdrachtbrieven, overeenkomsten);
  • Informatie met betrekking tot de uit te voeren opdracht, waaronder plaats voor levering van diensten;
  • Facturen en facturatiegegevens,
  • Aftersale gegevens;
• Kandidaat-medewerkers
  Van kandidaat-medewerkers verwerken wij bijkomend mogelijk onderstaande gegevens. Uiteraard zal dit in grote mate afhankelijk zijn van welke gegevens u zelf aan ons wenst te verstrekken in functie van uw sollicitatie.

• • Persoonlijke bijzonderheden;
  • Werkgerelateerde gegevens;
  • Persoonlijkheidsgegevens;
  • Foto’s.

  Naast bovenstaande gegevens zal ORYS gebeurlijk eveneens bepaalde voor de betrokkene gevoelige persoonsgegevens gebruiken. Deze informatie betreft onder meer:

  • Strafrechtelijk verleden ;
  • Gegevens van personen jonger dan 16 jaar;
  • financiële gegevens zoals rekeninguittreksels, bankrekeningnummer, jaarrekeningen…
  • Persoonsgegevens waaruit etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of lidmaatschap van een vakbond blijken en genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Deze gevoelige gegevens zullen steeds enkel worden aangewend in functie van het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering, dit conform art. 9 lid 2, f) AVG. Hiertoe zijn de nodige maatregelen en waarborgen uitgewerkt door ORYS.

Wij verzamelen en verwerken zowel persoonsgegevens die rechtstreeks door u aan ons worden verstrekt, als gegevens die wij via een andere weg, bijvoorbeeld via een openbare bron, bekomen. Merk op dat elke verwerkingsverantwoordelijke die gebonden is door beroepsgeheim niet gebonden is tot het meedelen van gegevens die in het kader van beroepsgeheim vertrouwelijk moeten blijven.

ORYS draagt dataminimalisatie hoog in het vaandel en zal er op toezien dat niet meer gegevens dan nodig worden verwerkt.

4. Doelstellingen en grondslagen van de verwerkingen

ORYS zal uw persoonsgegevens in het algemeen slechts verwerken in de gevallen toegelaten door art. 6.1 AVG, t.t.z.:

• Wanneer u uw toestemming heeft gegeven voor de verwerking van bepaalde persoonsgegevens;
• Wanneer dit noodzakelijk is in functie van het uitvoeren van een overeenkomst (zowel in de pre-contractuele als in de contractuele fase);
• Teneinde te voldoen aan een administratieve, fiscale en andere wettelijke of reglementaire verplichtingen;
• Wanneer dit noodzakelijk is om de vitale belangen van de betrokkene te beschermen;
• Wanneer dit noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de onderneming (b.v. voorkomen van fraude, interne administratie, direct marketing,…).

ORYS verwerkt uw persoonsgegevens in het bijzonder omwille van volgende doelstellingen :

• Teneinde ORYS toe te laten de prestaties waartoe zij zich verbindt optimaal uit te voeren en de dossiers die haar worden toevertrouwd naar beste vermogen te behandelen;
• Algemeen beheer en administratie van haar cliënteel;
• Teneinde u – indien nodig – te contacteren in het kader van de diensten die door ORYS worden verstrekt;
• Het sturen van nieuwsbrieven naar cliënteel en betrokkenen met betrekking tot diensten en/of producten die werden geleverd of gerelateerde juridische thema’s;
• Beheer van geschillen en gerechtelijke procedures;
• Invordering van schulden;
• Het vrijwaren van de rechten van ORYS, ingeval van enige vorm van betwisting i.v.m. een interventie van ORYS.
• Aanwervingsprocedure van medewerkers

Deze handelingen zijn ofwel gebaseerd op de overeenkomst en samenwerking tussen ORYS en de cliënt, dan wel op de gerechtvaardigde belangen van ORYS teneinde een correcte dienstverlening te verzekeren.

ORYS zal de gegevens van haar cliënten en betrokkenen slechts gebruiken in het kader van gerechtvaardigde belangen om hen aanbiedingen te doen met betrekking tot producten of diensten gelijkaardig of gerelateerd aan de reeds eerder geleverde.

De verwerking van de persoonsgegevens door ORYS kan eveneens gerechtvaardigd worden door de op haar rustende wettelijke en deontologische verplichtingen. ORYS is o.m. onderworpen aan fiscale en boekhoudkundige regels die het bewaren en het overmaken van bepaalde persoonsgegevens aan de bevoegde administraties verplichten. Tevens dient ORYS specifieke anti-witwaswetgeving na te leven.

Om haar diensten te kunnen aanbieden laat ORYS zich mogelijks bijstaan door een selectief aantal verwerkers. Indien zij toegang hebben tot uw persoonsgegevens wordt met hen de nodige garanties bekomen overeenkomstig de AVG.

Eveneens kunnen in het kader van de uitvoering van de contractuele opdracht gegevens gedeeld worden met de partijen in de procedure of hun raadsman, de rechtbank, notarissen, gerechtsdeurwaarders, gerechtsexperts, overheidsinstanties, gegevensbeschermingsautoriteit,….

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat ORYS uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. ORYS zal in redelijkheid pogen u van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij één en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

5. Bewaartermijnen

ORYS zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens werden verzameld. In het kader van haar eventuele beroepsaansprakelijkheid zal ORYS deze informatie tenminste gedurende 5 jaar na het ondubbelzinnig beëindigen van de samenwerking tussen ORYS en de betrokkene bewaren. Soms zal specifieke wetgeving ons verplichten de gegevens bij te houden voor een bepaalde periode.

Na deze periode zullen alle persoonsgegevens worden verwijderd behoudens de hierna volgende categorieën:

• Contactgegevens (Naam, voornaam, adres en e-mailadres) worden na bovenstaande periode voor een periode van 5 jaar bijgehouden teneinde contact te kunnen opnemen inzake eventuele verdere diensten of informatie evenals voor eventuele verdere opvolging na reactivering.
• Betalingen en facturatiegegevens worden een bijkomende periode van 2 jaar bijgehouden teneinde te voldoen aan fiscale verplichtingen.

6. Doorgifte en derden

In principe zullen uw gegevens louter intern door ORYS (en eventuele verbonden vennootschappen en/of rechtsopvolgers) worden behandeld. De persoonsgegevens die door ORYS worden verwerkt zullen door de verschillende advocaten binnen ORYS kunnen worden gebruikt teneinde de dossiers te behandelen.

ORYS garandeert hierbij dat een advocaat enkel deze persoonsgegevens zal gebruiken en verwerken die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van zijn/haar taken. ORYS garandeert dat iedere verwerking die door of voor haar door een verwerker geschiedt conform de geldende regelgeving zal gebeuren.

ORYS doet eveneens beroep op bepaalde verwerkers m.o.o. een optimale dienstverlening. Dit betreft o.m.:

• Internet omgeving (hosting website);
• IT-Infrastructuur (Servers, CRM, mailservice, invorderingssoftware edm.);
• ISP en telefonie aanbieders;
• Postbedrijven, transport- en bezorgbedrijven indien wij u iets moeten toezenden per post;
• Betalingsdienstverleners indien wij betalingen van u ontvangen, of omgekeerd;
• Externe vertegenwoordigers en consultants of enige andere partijen die betrokken zijn in het kader van onze hoofd- of nevenactiviteiten;

Aangezien deze externe partijen in aanraking kunnen komen met persoonsgegevens, verbindt ORYS zich ertoe om de nodige verwerkersovereenkomsten met dergelijke externe partijen af te sluiten teneinde een adequate bescherming van de persoonsgegevens te kunnen verzekeren. ORYS zal uw gegevens slechts delen met deze externe dienstverleners in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De gegevens mogen door hen niet voor andere doeleinden worden gebruikt.

Het komt eveneens voor dat wij beroep doen op derden teneinde specifieke en duidelijk afgelijnde diensten te verstrekken (b.v. deurwaarders, griffie, notaris, overheidsinstanties edm.). Uw gegevens kunnen in dit geval worden overgedragen aan derden, doch dit enkel in het welomlijnde kader van de dienst waarvoor op de derde beroep wordt gedaan en dit steeds onder controle van ORYS. ORYS garandeert hierbij dat de overdracht conform de geldende regelgeving zal plaatsvinden en de nodige beveiligingsmaatregelen zullen worden genomen.

Soms is ORYS ook verplicht om uw persoonsgegevens over te maken aan derden. Dit is voornamelijk het geval indien een wet hiertoe verplicht of indien publieke instanties het recht hebben om deze gegevens van ons te vragen. In principe zullen uw gegevens niet worden overgedragen naar derde landen (buiten de Europese Unie) noch aan enige internationale organisaties, tenzij in het kader van een internationaal geschil.

Naast de voormelde doorgifte zal ORYS geen persoonsgegevens aan derden doorgeven zonder uw voorafgaande goedkeuring. Uw gegevens worden steeds vertrouwelijk behandeld, niet verhandeld, verkocht, verhuurd of doorgegeven aan derden buiten de contractuele relatie of een specifieke opdracht.

7. Rechten van de betrokkene

7.1.  Recht van toegang, inzage, verbetering, verwijdering en beperking:

U heeft het recht op inzage en verbetering van de persoonsgegevens die ORYS van u verwerkt. Daarnaast kunt u eveneens het verwijderen of beperken van uw gegevens vragen in de gevallen zoals ze door de wetgeving worden voorzien, o.m.:

• Indien de gegevens niet langer nodig om de doeleinden van de verwerkingen ervan te vervullen.
• Indien u uw toestemming hebt ingetrokken en er geen andere rechtsgrond tot verwerking bestaat
• Indien u uw recht op bezwaar hebt uitgeoefend
• Indien er sprake is van een onrechtmatige verwerking
• Teneinde te voldoen aan een wettelijke verplichting

U zal begrijpen dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten niet leverbaar zijn.

7.2. Recht van verzet:

 U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

Daarnaast heeft u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing; in dergelijk geval hoeft u geen redenen op te geven.

 7.3. Recht van vrije gegevensoverdracht

 U bezit eveneens een recht om de persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan ORYS in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen indien de verwerking ervan gebeurt via geautomatiseerde procedés.

 7.4. Recht van intrekking van de toestemming

U heeft ook het recht de goedkeuring die werd gegeven voor een verwerking van uw persoonsgegevens opnieuw in te trekken (indien de verwerking op basis van toestemming is gebeurd), en onder voorbehoud van de eventuele invloed daarvan op enige dienstverlening.

Indien u de verwerking van de gegevens door ORYS betwist, kunt u om de beperking van de verwerking verzoeken tot een oplossing voor deze betwisting werd gevonden.

 7.5. Uitoefening van uw rechten

Indien u deze rechten wenst uit te oefenen kunt u een e-mail sturen naar het adres privacy@orys.be.

Om de identiteit van de aanvrager te kunnen nagaan en te vermijden dat een onbevoegde persoon toegang zou krijgen tot persoonsgegevens die deze persoon niet aanbelangen, dient hierbij een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart of paspoort gevoegd te worden.  De kopie zal enkel gebruikt worden om u te identificeren overeenkomstig de AVG.

 7.6. Recht om klacht in te dienen

Indien u meent dat daartoe aanleiding bestaat, kunt u een klacht neerleggen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 BRUSSEL
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.

8. Beveiliging van de gegevens

ORYS controleert permanent de beveiliging van de persoonsgegevens die binnen haar organisatie worden bewaard en verwerkt. Als verantwoordelijke voor de verwerking en als potentieel verwerker verbindt ORYS zich er toe alle nodige technische en organisatorische maatregelen te nemen om te vermijden dat onbevoegde personen toegang krijgen tot de persoonsgegevens die haar werden toevertrouwd. Hiermee tracht zij eveneens het verlies, de vernietiging of de niet toegestane verdeling van deze gegevens te vermijden.

Daarnaast hebben wij er ook aandacht voor dat de verwerkers op ORYS beroep doet eveneens passende veiligheidsmaatregelen treffen om risico’s op incidenten zo veel als mogelijk te beperken.

ORYS gebruikt systemen die regelmatig worden geüpdatet, encryptie van de gegevens toelaten en firewalls bevatten die overeenstemmen met de geldende standaard hieromtrent. ORYS verbindt er zich toe u te informeren omtrent iedere inbreuk op deze privacy policy die een ernstige impact op u kan hebben.

Bovendien is ORYS eveneens gehouden is door het beroepsgeheim, als uitgewerkt in de deontologie van advocaten. Zodoende zal de informatie die haar wordt meegedeeld met de nodige vertrouwelijkheid en met respect voor het beroepsgeheim worden behandeld.

In geen geval kan ORYS aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

Indien uw gegevens uitzonderlijk bij het gebruik van specifieke diensten of softwaretools, buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt worden, zal dit uitsluitend gebeuren in/naar landen waarvan de Europese Commissie heeft bevestigd dat ze een passend beschermingsniveau van uw gegevens waarborgen, of zullen er maatregelen genomen worden om de rechtmatige verwerking van uw gegevens in deze derde landen te verzekeren.

9. Aanpassingen

Het staat ORYS vrij deze privacy policy van tijd tot tijd éénzijdig te wijzigen, desgevallend in functie van wijzigende wetgeving. De meest recente versie is te allen tijde beschikbaar op onze website. In geval van een substantiële wijziging van de privacy policy, zal een aankondiging op de website worden gedaan.

Als een gebruiker bezwaar heeft tegen enige wijziging in het beleid, dient de gebruiker deze website niet verder te gebruiken. Hij kan ORYS verzoeken om de persoonsgegevens te verwijderen. Tenzij anderszins wordt aangegeven, is het op dat moment geldige privacybeleid van toepassing op alle persoonsgegevens die ORYS over gebruikers heeft opgeslagen.