Algemene vergaderingen gedurende de coronacrisis.
Massaal doen we – sinds vrijdag 13 maart 2020 – aan social distancing en dit ten gevolge van de veiligheidsmaatregelen die de overheid heeft aangekondigd om de verspreiding van COVID-19 in te dijken.
Op veel domeinen brachten deze maatregelen niet alleen veel vragen, maar ook moeilijkheden met zich mee. Voor de bestuursorganen van de vereniging van mede-eigenaars is dit niet anders: de veiligheidsmaatregelen laten niet langer toe dat mede-eigenaars op een fysieke manier deelnemen aan de algemene vergaderingen van mede-eigenaars en dit voor de periode van 10 maart 2020 tot en met (minstens) 3 mei 2020.
Met het Koninklijk Besluit nr. 4 van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de COVID-19 pandemie (hierna “het KB nr. 4”), heeft de wetgever maatregelen aangenomen die o.a. moeten toelaten om de bestuursorganen van de vereniging van mede-eigenaars verder te laten functioneren.
De maatregelen gelden dus voor de periode van 10 maart 2020 tot en met 3 mei 2020, maar deze periode kan verlengd worden door de Koning.
Hieronder worden de voornaamste maatregelen uiteengezet.
1. Uitstel van Algemene Vergaderingen
Volgens artikel 2, lid 1 van het KB nr. 4 worden de algemene vergaderingen van mede-eigenaars, zoals bedoeld in art. 577-3 e.v. BW[1], die niet meer kunnen doorgaan omwille van de genomen veiligheidsmaatregelen gedurende de periode van 10 maart 2020 tot en met 3 mei 2020, uitgesteld naar een later tijdstip. De algemene vergaderingen dienen te worden gehouden binnen vijf maanden na het verstrijken van de crisisperiode.
In het geval algemene vergaderingen – sinds de datum van 10 maart 2020 – nog rechtsgeldig hebben plaatsgevonden, wordt hun rechtsgeldigheid behouden. Beslissingen genomen tijdens dergelijke algemene vergaderingen, blijven bijgevolg bestaan.
Hoewel men een algemene vergadering niet meer fysiek kan bijwonen, kan de schriftelijke behandeling, conform art. 577-6, § 11 BW, soelaas bieden. Het KB nr. 4 beoogt geenszins afbreuk te doen aan de mogelijkheid om de algemene vergadering schriftelijk te voeren. Men kan de schriftelijke behandeling van de algemene vergadering zelfs organiseren via een conference call. De wettelijk vereiste eenparigheid blijft behouden.
Een voorbeeld schept wat duidelijkheid:
We gaan uit van de hypothese waarbij de algemene vergadering van mede-eigenaars gepland stond op 9 april 2020. De algemene vergadering, gepland gedurende de periode van 10 maart 2020 tot en met 3 mei 2020 (behoudens verlenging), kan niet doorgaan t.g.v. de veiligheidsmaatregelen. Binnen vijf maanden na het verstrijken van deze periode, dient de oorspronkelijk geplande algemene vergadering plaats te vinden. Aangezien de einddatum momenteel bepaald is op 3 mei 2020, dient de algemene vergadering te worden gehouden uiterlijk op 3 oktober 2020. Men moet dus beginnen te tellen vanaf de einddatum van de door het KB nr. 4 bepaalde periode.
2. Verlenging van mandaten
Indien een algemene vergadering wordt uitgesteld tijdens de bovenvermelde periode, dient de continuïteit te worden verzekerd.
2.1 De syndicus
Om deze reden bepaalt art. 2, lid 3 van het KB nr. 4 dat het contract tussen de syndicus en de vereniging van mede-eigendom van rechtswege wordt verlengd in geval van uitstel van de algemene vergadering gedurende voormelde periode. Deze verlenging blijft gelden tot de eerstvolgende algemene vergadering die na deze periode wordt gehouden.
Let wel, de vastgestelde voorwaarden van de syndicusovereenkomst uit een vorige algemene vergadering blijven gelden:
- De mogelijkheid om de syndicus te ontslaan of om aan de rechter te vragen een voorlopige syndicus aan te wijzen, blijft bestaan;
- De syndicus blijft gemachtigd om al zijn taken als syndicus te vervullen;
- De vergoeding, die proportioneel zal moeten worden bepaald met de vorige/lopende overeenkomst, blijft van toepassing.
Kortom, de syndicus oefent zijn bevoegdheden uit overeenkomstig de beslissingen van de laatste algemene vergadering én in overeenstemming met de op die vergadering goedgekeurde begroting.
2.2 De raad van mede-eigendom
Ook de bevoegdheidsdelegaties en verleende opdrachten door een algemene vergadering van de raad van mede-eigendom worden verlengd door het KB nr. 4 in geval van uitstel van de algemene vergadering. De geldigheidsduur van deze mandaten wordt verlengd tot de eerstvolgende algemene vergadering van mede-eigenaars (art. 2, lid 4 van het KB nr. 4).
Zo niet, dan zou er een vacuüm dreigen en zou de continuïteit van verenigingen waarin aan die raad van mede-eigendom een bijzondere gedelegeerde bevoegdheid is gegeven, in het gedrang kunnen komen.
Heeft u vragen over deze nieuwe regeling m.b.t. algemene vergaderingen, dan staat ons team u graag bij.
[1] Met “algemene vergaderingen zoals bedoeld in art. 577-3 e.v. BW” bedoelt men algemene vergaderingen van mede-eigenaars van ieder gebouw of groep van gebouwen waarvan het eigendomsrecht tussen verschillende personen verdeeld is volgens kavels die elk een gebouwd privatief gedeelte en een aandeel in gemeenschappelijke onroerende bestanddelen bevatten.